在接待观众时可以借鉴中医治病”望、闻、问、切”四字箴言。
1、望。通过观察，甄别观众身份
合格的展会接待人员应当在观众将目光停留在展品第三秒时开始接待工作，当然此时最好不要马上开始介绍展品，而仅报以微笑、展示你的亲和力、等待对方先开口说话即可。
当观众停下来索取资料或提出问题时，接待才真正开始。接待人员应在短时间内甄别对方的身份和购买的诚意，这些信息可以通过向其索要名片、也可以从简单问答中获取，还可以从他手里搜集的其他资料、样品来分析判断。
此后通常观众有三种不同反应，一种是继续站在门口交谈，这表示他可能很快离开，如果接待人员分析判定他是目标观众，应力邀其进入展位看看；另一种观众会进入展位，边走边看，接待人员可陪同观看，继续了解情况；再一种观众会走进展位，坐下来交谈，只有坐下来交谈的观众才可能是有开发价值的客户。
2、闻。通过倾听，了解客户需求
初次与潜在客户交谈，应坚持听七分、说三分原则，要引导、鼓励客商多说，要耐心、用心倾听客商诉说；倾听时业务员不应轻易打断客商说话，还可伺机给予必要的回应；对客商传递出的重要信息应及时进行核实，这样做既可避免误解，还会使客商觉得遇见了”知音”。
很多时候客商会自然不自然地隐藏内心真实想法，造成这种现象的原因无非是客商还有顾虑，或对参展企业不信任、或对展示商品不放心、或对市场行情不了解，此时业务员不应对其施加压力，应通过”闻”的艺术掌握客商真实想法，通过坦诚交流打消客商心中疑虑，使客商最终对展示商品产生好感。
如果发现客商对某种具体商品表示特殊兴趣，要尽可能让客商亲自动手操作演示一下展品，从中了解客商的反应和感受，对非常熟悉业务的客商应尽量让其多看、多体验，而少用说教式的推销。
3、问。通过询问，挖掘有用信息
在推销中为了实现客我之间良好的互动，业务员还可通过提问来引导客商敞开心扉，开放式的提问会让客商更畅快地表达内心感受；与之相反，封闭式提问会让人有被审问的错觉，通过设问得到的信息也将极其有限。
展台业务员在接待客商过程中还可以通过提问获取更多其它信息，有些客户熟悉目标市场、目标产品、相关行业情况，可使用采访询问方式了解客商目前销售业绩、之前主要采购渠道、是否与中国外贸企业发生过贸易关系等，这些信息对进一步推销都极其有用。
现场问询客商的内容应详尽忠实地记录下来，中国古训云”好记性不如烂笔头”。另外展会就短短几天，一定会有许多来不及询问或不愿意等候的观众，为此可以采用书面问询方式，设计一张表格，让观众在现场填写感兴趣的展品和展后联系地址，也可将表格拿回家去填写，表格背面印有参展企业回邮地址，邮资已付。
4、切。通过考察，判断真正买家
有相当一部分客户是抱着比较价格原因来参展的，有的甚至可能是竞争对手的眼线，有经验的接待人员从买家询价具体情况即可分析判断，一般欧美大企业参展商在展会上不轻易对人报价，特别是不报给不明底细或没有开发价值的客户，对此业内客户应该是能够理解的。有参展商谈及参加国际展会的一些体会，欧美客商带一名当地翻译的，此类客商值得好好把握；欧美客商由港台中介陪来的，很可能已与国内做过生意，应努力做好工作；在中国有办事处的”中国通”或”中国采办”很可能是来打听价格的。
经过”望、闻、问”诸环节之后，展台业务员对客商身份有了相对准确的评估，对客商意向也有了比较清楚的了解，即可根据不同情况提供有针对性的服务，这就是”切”的内涵。有的可发送企业宣传手册和出口商品样本，约定展后再进一步沟通联络；有的可把商品价格标注在样本上，让客商分析比较后再做出是否要在现场签约的决断；对来续单的老客户，可在确认商品、谈妥价格和其他贸易条件基础上，记录下返单订购的具体内容，约客商第二天来签署合同。
