“对于展前的准备工作，我们会告诉所有在网上认识的客人，我们要参加广交会了，并说明我们的展位位置。其实不管买家是否到展会现场，但是告诉客户我们参加广交会本身，就等于是在说明我们的实力，起码在海外买家的眼中是这样的。”这是佛山高尔顿公司总裁钟石军谈及参展前的一项重要工作。
邀请客户前来参展，有简单的5个步骤：
1. 展会前半月，隔天邮件邀请客户（告知具体展位位置）；
2. 展会前半月，电话联系重点客户时，顺带问下客户是否会前来展会；
3. 问客户是否确定前往展会的日期，是否需要帮忙安排行程；
4. 展会前一个星期，电话、邮件、短信联系客户，告知展位位置，并告知自己的联系方式，并尽量要客户到时候提供中国号码，方便联系，再次同客户确认前来展会具体日期；
5.展会上，在与客户约定好的日期客户没有出现，可以再次电话联系客户，尽力将客户邀请到展厅。
邀请客户前来参观时也会有两种情况：有展位和没展位。
1. 有展位：
要提前一个月左右，询问客户是否参展，邀请客户过来，邮件邀请的同时不要忘了突出几款新款或者是客户感兴趣的产品，这样才会加大客户过来的机率，才会更能吸引客户过来。
当然邀请客户不是简单的发邮件就可以了，有些时候，电话来得实际些，因为这段时间肯定也会有很多同行给客户邮件邀请客户过来，那要怎样才能够让客户记住你呢？拿起你的电话跟客户聊聊天吧，关心关心客户，例如可以问客户是否需要帮忙订酒店、安排行程等，让客户觉得你很温馨，很会关心他人，那他到时候过来的机率又加大了。
如果你的客户给你回复，表示要来参观，那么你需要与确定来的客户预约好日期和时间。在客户来观展之前要做好准备，资料要准备好，包括客户提到的产品价格、性能、特点等，收集客户目前使用产品的反馈和对产品新需求的了解，准备如何应对客户的投诉和回答客户的问题、建议。
展中安排专人接待，征求老客户对产品/服务的反馈，倾听客户对市场改进的建议，了解和挖掘客户新的合作需求，介绍新产品和服务。在老客户提出一些问题的时候，我们必须要马上回答，如果不能当场回答就要承诺在一定的时间内给予客户答复。切记为老客户的来访准备一份特别的礼品。
2. 没有展位：
没有展位的供应商确实会有点影响，但是也不是绝对的，只要你功夫做全了、做到位了。你一样可以客似云来。
没有摊位的工厂一样要努力提前一个月问客户是否过来，是否有什么需要帮忙，订房、订机票等等我们力所能及帮到客户的事情。
然后有过来的就告知客户办公室、工厂地址，问客户什么时候方便过来，用公司的新产品，优惠产品，或者客户感兴趣的产品继续吸引客户。另外就是必须做到密切保持跟客户联系。做好跟客户的导航工作，所以手机里要有个导航软件，这样客户问路时，方便作答。
写邀请函时的注意事项
发送对象：与贵司成交过订单，还包括之前曾经与你联系过、询问过相关产品的意向客户。
1. 不要千篇一律
有些工作人员会上网找一些范文，全篇照抄，然后只改动一下名字和展会的地址，就完成了任务。其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟一家公司做生意，邀请函可不止收到一封，类似的范文他可能已经见过几百遍了，这样的邀请函缺乏吸引力。如果能针对客户写一些诚意十足的文字，在文中对客户致以问候，尤其是能在文中提一下跟该客户上次的谈话细节，更能加深对方的印象。这样才是一份好的邀请函。
2. 附上交通路线
在邀请函中附上交通路线。尽管客户可能已经参观过很多次这样的展览了，他对展馆的地理位置十分的熟悉，但是如果参展商能在邀请函中附上交通路线，则会显得亲切细心。比如像琶洲展馆，一到广交会，周围的交通就十分拥堵。如果客户是开车来的话，可能会在路上耽搁不少的时间。若参展商在信函中告知客户”为了防止出现塞车，耽搁您的时间，建议您可将车停在酒店，选择地铁前往，在琶洲或者新港东站下车即可”，同时附上地铁线路图，这样的邀请函相信能给客户留下很好的印象。
3. 邀请时间有讲究
参展商在某个地区可能有不止一个代理商。那么在邀请这些客户来参观展览的时候，邀请时间就有讲究了，应该尽量将他们的参观时段错开。因为同一个地区的代理商，可能就是直接的竞争对手。为了避免引起尴尬，最好是一个安排在上午会面，另外一个安排在下午。
4. 附上展馆平面图
邀请函里附上展馆平面图，可以让客户更容易地找到展位。主办方会提供展馆平面图，上主办方的官网下载电子版，自己打印或者拿到纸质的图样进行复印，再附在邀请函里。
5. 告之天气情况
参观展览的客户来自全世界各地，他们并不熟悉展览所在地的情况。比如说广交会，广州的天气连第一次来的北方人都觉得不习惯。参展商如果能在邀请函里将未来几天详细的天气情况告诉客户，并附上生活上该注意的细节，则显得细心体贴。例如春交会，广州正是绵绵细雨的回南天季节，天气十分的潮湿，在邀请函里就可以提醒客户要多带衣服，防止衣服未干不够穿的情况出现。
这样的邀请函，从客户的角度出发，设身处地为客户着想，相信能给客户留下不错的印象，称得上一封好的邀请函。
模板1：
Dear XXX,
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This is XXX from XXX company, specializing in manufacture and sale XXX products, such as : Product A , Product B, Product C, Product D, Product E and so on .
Now I am writing for inviting you to have a look at our exhibition stand in Guangzhou, China –The 115th China Import and Export Fair (Canton Fair). Our booth No. is XXX.
We will show a great variety of our products here, suitable for worldwide well-known bands. We believe there will be some items attracting you. Meanwhile, I think it will be a good opportunity to communicate with you face to face.
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We sincerely hope to see you at canton fair and look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely,
XXX
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Dear XXX,
We hereby sincerely invite you to visit our booth at 展馆 from 时间 as the 展会 is coming.
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It would be a great pleasure to meet you at the exhibition.We expect to establish long-term business relations with your company in future.
Exhibition Center : 展馆地址
Booth Number : 展位号
Date : 时间
Yours sincerely,
XXX
